Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Nordify UG (haftungsbeschränkt)
Halstenbeker Straße 24c
22457 Hamburg, Germany
E-Mail: [email protected]

2. Welche Daten wir erheben

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Name (bei OAuth-Login über Google/Apple)
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (optional): deine Telefonnummer, wenn du die Bestätigung per SMS wählst, oder der geheime Schlüssel für deine Authenticator-App
• Instagram-Daten: Benutzername, Kommentare (Text, Autor, Zeitstempel) über die Meta Graph API
• Facebook-Seiten-Daten: Seitenname, Kommentare zu den Beiträgen deiner Seite (Text, Name und ID der kommentierenden Person, Zeitstempel) über die Meta Graph API
• Threads-Daten: Benutzername, Kommentare und Antworten zu deinen Threads-Beiträgen (Text, Autor, Zeitstempel) über die Meta Graph API
• YouTube-Daten: Kanalname und -ID, Kommentare und Antworten zu deinen Videos (Text, Name und Kanal-ID der kommentierenden Person, Zeitstempel) sowie Titel, Beschreibung und Vorschaubild kommentierter Videos, über die YouTube Data API (siehe Abschnitt 6)
• TikTok-Daten: Konto-Benutzername, Kommentare zu deinen Videos (Text, Benutzername und ID der kommentierenden Person, Zeitstempel) und grundlegende Video-Infos, über die TikTok API
• LinkedIn-Daten (Integration befindet sich in der Plattform-Prüfung, noch nicht aktiv): Name der Unternehmensseite, Kommentare zu den Beiträgen deiner Seite (Text, Name und ID der kommentierenden Person, Zeitstempel), über die LinkedIn API
• Beitragsinhalte: Zu den kommentierten Beiträgen deiner verbundenen Konten der Beschreibungstext, das Bild bzw. Vorschaubild und – sofern die Audio-Transkription aktiviert ist – ein kurzer Audio-Ausschnitt von Videos. Daraus erstellen wir eine Zusammenfassung des Beitrags, die als Kontext für Moderation und Antworten dient.
• Wissensdatenbank und Antwortvorlagen: Inhalte, die du selbst einpflegst oder importierst (Texte, hochgeladene PDF-/DOCX-Dokumente, Inhalte öffentlicher Webseiten, CSV-Importe), deine Antwortvorlagen und Regeln sowie Beispiel-Kommentare, die du speicherst
• Organisationen und Teams: Mitgliedschaften und Rollen in Organisationen und Workspaces; bei Einladungen die E-Mail-Adresse der eingeladenen Person (siehe Abschnitt 12)
• Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browser-Typ, Zugriffszeiten, besuchte Seiten
• Zahlungsdaten: Werden direkt von Stripe verarbeitet – wir speichern nur Stripe-Kunden-ID und Abo-Status sowie beim Abschluss eines Abonnements den Nachweis deiner Zustimmung zum sofortigen Leistungsbeginn (Zeitpunkt, Tarif, Fassung des Zustimmungstextes)
• E-Mail-Digest-Daten: Für periodische Reports werden Moderationsstatistiken (Anzahl analysierter und versteckter Kommentare) per E-Mail versendet

3. Zweck der Verarbeitung

• Bereitstellung des Dienstes: Automatische Moderation deiner Kommentare auf verbundenen Plattformen (Instagram, Facebook, Threads, YouTube, TikTok und – sobald verfügbar – LinkedIn) basierend auf deinen Regeln sowie, sofern du sie nutzt, Antwortvorschläge und Antworten auf Kommentare
• Authentifizierung: Sicheres Login über Firebase Auth (Google, Apple, E-Mail + Passwort), optional mit Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Abrechnung: Abo-Verwaltung über Stripe
• E-Mails: System-E-Mails über Resend, insbesondere optionale Digest-Reports (täglich oder wöchentlich) über moderierte Inhalte, Hinweise zu Abonnement, Kontingenten und Sicherheit deines Kontos sowie Einladungen in Organisationen
• Sicherheit: Schutz vor Missbrauch und Angriffen, z. B. durch Begrenzung von Anfragen pro IP-Adresse
• Analyse: Reichweiten- und Nutzungsmessung mit Google Analytics 4 zur Verbesserung des Dienstes – ausschließlich mit deiner Einwilligung (siehe Abschnitt 7)

4. Rechtsgrundlage

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung (Bereitstellung des Dienstes)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG: Einwilligung (Analyse-Cookies, Google Analytics)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO und § 257 HGB: Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Rechnungs- und Buchungsdaten)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigtes Interesse (Sicherheit, Missbrauchsprävention sowie die Moderation von Kommentaren, die Dritte unter den Beiträgen unserer Kunden hinterlassen)
• § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG: Technisch notwendige Cookies und lokale Speicherung im Browser

5. Drittanbieter & Auftragsverarbeiter

• netcup GmbH (Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe) – Hosting des Servers (Anwendung, Datenbank, Hintergrunddienste, Cache), Deutschland
• Cloudflare – Auslieferung der Website doorman.gg als vorgeschalteter Netzwerkdienst (dabei werden u. a. IP-Adresse und Anfragedaten verarbeitet), Empfang der Plattform-Benachrichtigungen über neue Kommentare unter webhooks.doorman.gg und Weiterleitung an unseren Server, Speicherung hochgeladener Dokumente der Wissensdatenbank und von Sicherungskopien (Objektspeicher R2, Speicherort EU), EU/US
• Firebase (Google) – Authentifizierung (Login, Zwei-Faktor-Authentifizierung per SMS einschließlich reCAPTCHA-Prüfung), EU/US
• Meta Platforms – Instagram-, Facebook- & Threads-Graph-API, EU/US
• Google – YouTube Data API (Kommentar-Moderation auf verbundenen YouTube-Kanälen), EU/US
• TikTok Inc. – TikTok API (Kommentar-Moderation auf verbundenen TikTok-Konten), US
• LinkedIn Corporation – LinkedIn API (Kommentar-Moderation auf verbundenen LinkedIn-Seiten), US – Integration befindet sich in der Plattform-Prüfung, noch nicht aktiv
• Stripe – Zahlungsabwicklung und Rechnungen, EU/US
• Mistral AI – Kommentar-Moderation & Antwort-Triage: Kommentartext mit einer internen Kennung (ohne Name oder ID der kommentierenden Person), deine Moderationsregeln und die Zusammenfassung des kommentierten Beitrags, EU (Frankreich)
• OpenAI – Antwortentwürfe (Kommentartext, Beitragszusammenfassung, Auszüge aus deiner Wissensdatenbank), Vorschläge für Antwortvorlagen, Wissenseinträge und Regeln, Zusammenfassung von Beiträgen (Beschreibungstext, Bildbeschreibung, ggf. Audio-Transkript), Text-Embeddings (Inhalte der Wissensdatenbank, Kommentartexte für den Abgleich mit Antwortvorlagen) und Bildanalyse (Bild bzw. Vorschaubild kommentierter Beiträge), US
• Deepgram – Audio-Transkription eines kurzen Ausschnitts von Videos und Reels kommentierter Beiträge (sofern aktiviert), US
• Resend – Transaktions-E-Mails (u. a. Digest-Reports, Hinweise zu deinem Konto, Einladungen in Organisationen), US
• Google Analytics (Google) – Reichweiten- und Nutzungsmessung, nur mit deiner Einwilligung (siehe Abschnitt 7), EU/US

Übertragungen in die USA (u. a. OpenAI, Deepgram, TikTok Inc. und – sobald aktiv – LinkedIn Corporation) stützen wir auf die EU-Standardvertragsklauseln. Wo eine Auftragsverarbeitung vorliegt, schließen wir Verträge gemäß Art. 28 DSGVO; die Prüfung und Dokumentation der Auftragsverarbeitungen für die KI-Anbieter und Plattform-APIs ist Teil unserer laufenden Datenschutz-Compliance.

6. YouTube API Services

Doorman nutzt YouTube API Services. Wenn du einen YouTube-Kanal verbindest, ruft Doorman über die YouTube Data API die Kommentare zu deinen Videos ab (Text, Name und Kanal-ID der kommentierenden Person, Zeitstempel) sowie Titel, Beschreibung und Vorschaubild der kommentierten Videos, und verbirgt oder beantwortet Kommentare in deinem Auftrag. Andere Daten deines Google-Kontos ruft Doorman nicht ab.

Wie Google die dabei verarbeiteten Daten behandelt, beschreibt die Google-Datenschutzerklärung (http://www.google.com/policies/privacy). Für die Nutzung von YouTube gelten zusätzlich die YouTube-Nutzungsbedingungen (https://www.youtube.com/t/terms), an die du mit der Nutzung von Doorman gebunden bist.

Speicherdauer: Über die YouTube API abgerufene Daten speichern wir höchstens 30 Tage. Danach werden Kommentartext und direkte Identifikatoren automatisch gelöscht; es bleibt nur eine anonyme Statistik ohne Personenbezug (siehe Abschnitt 8). Solange ein Kanal verbunden ist, gleichen wir die gespeicherten Kommentare regelmäßig mit YouTube ab, sodass die angezeigten Daten dem aktuellen Stand entsprechen.

So löschst du gespeicherte Daten: Öffne Einstellungen → Integrationen, trenne dort den YouTube-Kanal und wähle anschließend „Daten löschen“. Damit werden alle zu diesem Kanal gespeicherten Kommentare, Videodaten und Statistiken sofort und endgültig entfernt; die Zugriffs- und Aktualisierungstoken werden bereits beim Trennen gelöscht. In den Einstellungen kannst du auch deinen gesamten Account samt aller Daten löschen. Alternativ genügt eine E-Mail an [email protected] – solche Anfragen bearbeiten wir innerhalb von 7 Tagen. Den Status einer Löschanfrage kannst du unter /deletion prüfen.

So widerrufst du den Zugriff: Unabhängig davon kannst du Doorman den Zugriff auf dein Google-Konto jederzeit in den Google-Sicherheitseinstellungen entziehen: https://myaccount.google.com/connections?filters=3,4. Nach dem Widerruf ruft Doorman keine weiteren Daten deines Kanals mehr ab; bereits gespeicherte Daten löschst du über den oben beschriebenen Weg oder sie werden spätestens nach 30 Tagen automatisch entfernt.

7. Cookies & Tracking

Technisch notwendige Cookies und lokale Speicherung (keine Einwilligung erforderlich, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

• Anmeldung: Session-Cookie (`__session`) und ein Hinweis-Cookie auf eine bestehende Anmeldung (`auth-flag`)
• Sprache: Locale-Cookie für deine Spracheinstellung
• Auswahl in der App: zuletzt gewählte Organisation, Workspace und Konto-Filter (`doorman_org`, `doorman_workspace`, `doorman_account_filter`)
• Einladungen und Registrierungslinks: `doorman_invite` bzw. `doorman.invite`, nur wenn du über einen solchen Link kommst
• Verbinden eines Social-Media-Kontos: Sicherheits-Cookies für den Anmeldevorgang bei der jeweiligen Plattform (OAuth)
• Lokale Speicherung im Browser: deine Cookie-Entscheidung (`doorman_cookie_consent`), dein Farbschema, deine Auswahl im Onboarding und ausgeblendete Hinweise

Google Analytics 4 – nur mit deiner Einwilligung

Solange du im Cookie-Banner nicht auf „Akzeptieren“ klickst, wird Google Analytics nicht geladen: Es wird keine Verbindung zu Google aufgebaut und es werden keine Analyse-Cookies gesetzt. Erst nach deiner Einwilligung laden wir das Google-Analytics-Skript von Google und setzen die Cookies `_ga` und `_ga_<ID>` (Laufzeit nach Vorgabe von Google, standardmäßig 2 Jahre) sowie unser eigenes Cookie `doorman_ga_cid` (2 Jahre), das eine zufällige Kennung enthält.

Erfasst werden aufgerufene Seiten, Scrolltiefe, angesehene Seitenbereiche, Klicks auf ausgehende Links und Downloads, das Verlassen einer Seite, technische Angaben zu Gerät und Browser (z. B. Bildschirmgröße, Sprache, Farbschema), Ladezeiten der Seite, aufgetretene Skriptfehler sowie die Schritte bis zur Registrierung oder zum Abschluss eines Abonnements. Bist du angemeldet, übermitteln wir zusätzlich unsere interne, pseudonyme Nutzer-ID sowie Angaben wie Tarif und (gerundete) Anzahl deiner Workspaces und Konten – nie deine E-Mail-Adresse oder deinen Namen. Werbefunktionen von Google sind deaktiviert. Eine Übermittlung an Google in die USA ist möglich (siehe Abschnitt 5).

Messung abgeschlossener Abonnements: Hast du beim Abschluss eines Abonnements in Analyse-Cookies eingewilligt, speichern wir die zufällige Kennung aus `doorman_ga_cid` beim Zahlungsdienstleister Stripe zu deinem Abonnement. Unser Server meldet Google Analytics unter dieser Kennung dann den Abschluss, Tarifwechsel und die Kündigung dieses Abonnements (Tarif, Betrag, Währung). Ohne Einwilligung wird keine Kennung gespeichert und kein solches Ereignis gesendet.

Widerruf: Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – über „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile der Website oder in der App in den Kontoeinstellungen unter „Datenschutz“. Wählst du dort „Ablehnen“, sendet Google Analytics keine Daten mehr, wir löschen die Cookies `_ga`, `_ga_<ID>` und `doorman_ga_cid` und entfernen eine bei Stripe gespeicherte Kennung dieses Browsers, sodass auch zu deinem Abonnement keine Ereignisse mehr gemeldet werden. Deine Entscheidung gilt für den jeweiligen Browser.

8. Speicherdauer

• Kontodaten: Bis zur Löschung deines Accounts
• Kommentar-Inhalte: Kommentartext und direkte Identifikatoren (Autorname, Autor-ID) sowie die zugehörigen Antworttexte und Antwortentwürfe werden 30 Tage nach Eingang des Kommentars bei Doorman im Rahmen eines täglichen Löschlaufs automatisch gelöscht. Anonymisierte statistische Angaben (z. B. wie viele Kommentare pro Beitrag verborgen oder analysiert wurden) bleiben ohne Personenbezug bis zur Löschung deines Accounts erhalten.
• Übersprungene Kommentare (Antwort-Assistent): 7 Tage, dann gelöscht
• Kommentare ohne passende Antwortvorlage (zur Verbesserung deiner Vorlagen): 30 Tage nach ihrer Auswertung, spätestens 60 Tage nach Eingang gelöscht
• Vorschläge für Antwortvorlagen und Wissenseinträge (können Beispiel-Kommentare enthalten): 30 Tage nach Annahme oder Ablehnung gelöscht; offene Vorschläge bleiben bis zu deiner Entscheidung
• Von dir gepflegte Inhalte (Wissensdatenbank einschließlich hochgeladener Dokumente, Antwortvorlagen, Regeln sowie Beispiel-Kommentare, die du speicherst): bis du sie entfernst oder deinen Account löschst
• Beitragskontext (Zusammenfassung kommentierter Beiträge, ggf. Audio-Transkript): solange das Social-Media-Konto verbunden ist; gelöscht, wenn du die Daten des Kontos löschst oder deinen Account löschst
• Einladungen in Organisationen: Die E-Mail-Adresse der eingeladenen Person wird mit der Einladung gespeichert, bis die Organisation gelöscht wird
• Nachweis der Zustimmung zum sofortigen Leistungsbeginn: bis zur Löschung der Organisation; der Bezug zu deinem Nutzerkonto wird bei Löschung deines Accounts entfernt
• Löschprotokoll: Bei der Löschung eines Accounts oder der Daten eines verbundenen Kontos speichern wir nur die interne Kennung, den Zeitpunkt und gegebenenfalls die Stripe-Kunden-ID, damit die Löschung nach einer Wiederherstellung aus einer Sicherung erneut angewendet und eine spätere Anfrage zu den bei Stripe verbleibenden Rechnungsdaten beantwortet werden kann
• Zahlungs- und Rechnungsdaten: Die Zahlungsabwicklung erfolgt bei Stripe. Löschst du deinen Account, kündigen wir laufende Abonnements sofort und entfernen die Verknüpfung zwischen Stripe und deinem Login. Der Kundendatensatz bei Stripe mit den Rechnungen bleibt erhalten, weil wir zur Aufbewahrung von Rechnungen und Buchungsbelegen gesetzlich verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO und § 257 HGB) – für die gesetzliche Dauer von bis zu zehn Jahren, gerechnet ab dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres.
• Logdaten: 30 Tage
• Sicherungskopien: Vollständige, verschlüsselte Sicherungskopien der Datenbank werden höchstens 7 Tage aufbewahrt. Kommentartext wird nach 30 Tagen aus dem Livesystem entfernt; spätestens 7 Tage danach existiert auch in den Sicherungen keine Kopie mehr. Von dir gepflegte Inhalte (z. B. Wissensdatenbank, Antwortvorlagen, Regeln) werden in gesonderten, ebenfalls verschlüsselten Datenbanksicherungen bis zu 180 Tage aufbewahrt. Von dir hochgeladene Dokumente der Wissensdatenbank werden zusätzlich als Kopie in einem gesonderten Sicherungsspeicher (Cloudflare R2, Speicherort EU) abgelegt; für diese Kopien gilt derzeit keine feste Frist; auf deine Anfrage entfernen wir sie. Bereits anonymisierte Statistikdaten ohne Kommentartext und Autorangaben werden bis zu 5 Jahre gesichert. Löschanfragen werden auch auf wiederhergestellte Sicherungen angewendet.

9. Deine Rechte

Du hast gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine E-Mail an [email protected]. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang; bei komplexen Anfragen kann sich diese Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängern, worüber wir dich innerhalb des ersten Monats informieren. Damit wir Daten nur an die berechtigte Person herausgeben, können wir einen Nachweis deiner Identität verlangen – am einfachsten schreibst du uns von der E-Mail-Adresse deines Doorman-Accounts.

Einiges kannst du direkt in den Einstellungen erledigen: deinen gesamten Account samt aller Daten löschen, die Daten eines verbundenen Kontos löschen und deine Wissensdatenbank als CSV-Datei exportieren. Entfernst du Doorman in den Einstellungen von Instagram, Facebook oder Threads und forderst dort die Löschung deiner Daten an, löschen wir die zu diesem Konto gespeicherten Daten. Den Status einer Löschanfrage kannst du unter /deletion prüfen.

Hast du einen Kommentar unter dem Beitrag eines Doorman-Kunden geschrieben, kannst du dich mit deinen Anliegen ebenfalls an [email protected] wenden.

10. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

11. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um deine Daten zu schützen:

• TLS/SSL-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• AES-256-Verschlüsselung für gespeicherte API-Tokens
• Zugriffskontrolle durch Firebase Auth und Session-Cookies
• Verschlüsselte Sicherungskopien der Datenbank
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Dependency-Audits

12. Organisationen und Teams

Doorman-Accounts gehören zu Organisationen; eine Organisation enthält Workspaces mit den verbundenen Social-Media-Konten, Regeln und der Wissensdatenbank. Lädst du andere Personen in deine Organisation oder einen Workspace ein, gilt:

• Wer was sieht: Mitglieder sehen die Inhalte der Workspaces, auf die sie Zugriff haben – z. B. Kommentare einschließlich des Namens der kommentierenden Person (bis zur Löschung nach 30 Tagen), Moderationsentscheidungen, Antwortentwürfe, Regeln und die Wissensdatenbank. Alle Mitglieder einer Organisation sehen außerdem, wer ihr angehört, einschließlich der E-Mail-Adressen der Mitglieder und offener Einladungen.
• Einladungen: Für eine Einladung speichern wir die E-Mail-Adresse der eingeladenen Person und senden ihr über Resend eine E-Mail mit dem Einladungslink. Zur Speicherdauer siehe Abschnitt 8.
• Wenn du deinen Account löschst: Organisationen, die dir gehören, werden mit allen Workspaces gelöscht. Gehören ihnen noch andere Mitglieder an, musst du die Inhaberschaft vorher übertragen oder die Organisation löschen. Inhalte, die du in Organisationen anderer angelegt hast, bleiben dort und gehen auf deren Inhaber über.